Não há dúvidas: um evento pode colaborar (e muito!) para a promoção de sua marca, produtos e/ou serviços. É uma das maneiras mais efetivas de interagir com seu público, criando uma relação que vai além dos contratos. Neste centro de convivência, você tem a possibilidade de acompanhar seus concorrentes de perto e se aproximar ainda mais dos clientes.
Porém, para se destacar e obter sucesso é preciso planejamento. Após a decisão de que sua empresa merece estar em um espaço como esse, começa toda uma preparação para que a desmontagem tenha um gosto de dever cumprido e vitória.
Como qualquer atribuição, a experiência torna as coisas mais simples. O “primeiro plano de eventos” pode gerar ansiedade aos marinheiros de primeira viagem e é por isso que trouxemos 6 pontos importantes para ajudá-los. Pegue papel e caneta e anote os elementos chaves para o êxito do seu evento!
1 – Onde quer chegar?
Antes de qualquer definição é preciso começar pelo ponto mais importante: o objetivo de seu evento. E não adianta pensar em coisas genéricas, que não podem ser mensuradas, é preciso ser certeiro para que ao final da feira seja possível medir a efetividade dessa ação. Por exemplo, evite pensar que “com nossa participação quero aumentar as vendas e melhorar a rede de prospectos”. Opte por incluir números: “nossa meta é aumentar entre 10 a 15% as vendas anuais do produto X”. Somente com um propósito bem estabelecido é possível desenvolver outras etapas.
2- Quanto pode investir?
Com um objetivo definido, chegou o momento de averiguar qual o valor estará disponível para essa ação. Essa é uma decisão importante e deve estar completamente alinhada com o objetivo do evento e com o fluxo de caixa da sua empresa. O budget deve ser realista e o mais preciso possível. Uma vez definido esse valor, certifique-se de monitorar com frequência os custos reais de cada ação e, sempre que possível, deixar uma certa margem para atender a imprevistos que possam surgir.
3 – O que vai apresentar?
Você já sabe o que quer atingir e quanto pode investir. Agora é hora de estabelecer o tema do evento e, consequentemente, quais produtos e serviços serão apresentados ao público. Tente não incluir em sua apresentação -ou estande- uma diversidade alta de soluções. Isso dificulta seu trabalho e aumenta as chances de não conseguir criar uma imagem sólida para seu cliente. Reflita sobre a feira em si, sobre o público-alvo que estará presente e traga elementos que conversem com todas essas variáveis.
4 – Quem é responsável pelo que e quanto tempo tem?
Lembre-se: ninguém faz um evento sozinho. É preciso contar com o apoio de várias equipes internas. A seleção de clientes que serão convidados ficará mais exata com a ajuda dos profissionais de marketing e vendas. São eles também que devem estar presentes nos dias do eventos para atender quem passará pelo seu espaço, por exemplo. Por isso, crie um cronograma com as responsabilidades de cada um e o deadline de cada ação. Assim, todos estarão cientes do que deve ser feito e até qual data.
5 – Como comunicar a participação?
Esse é um ponto chave para triunfar: seus clientes e prospectos precisam saber onde você estará e porque. Trabalhe em ações comunicativas que permitam que eles te encontrem. Não adianta investir em um evento e ninguém saber da sua participação. Essas ferramentas devem ser utilizadas antes, durante e também depois do evento. Crie um ciclo comunicativo completo para que sua marca ganhe a visibilidade que você espera.
6 – Como transformar meu evento em vendas e contatos?
A coleta de contatos é essencial para a lucratividade dessa ação. Invista em instrumentos que te ajudem a captar leads de forma rápida e segura durante a execução do evento. Da mesma forma, ao final de tudo, mantenha o contato com os prospects e dê seguimento nas solicitações que porventura eles fizeram. É preciso trabalhar ao lado da equipe de vendas para entender se esses leads se transformaram em clientes de fato.
DICA EXTRA:
Quem vai estar ao meu lado nessa jornada?
No momento de definir seus fornecedores, busque por parceiros confiáveis. Aqueles que têm experiência de mercado e sabem respeitar seus limites financeiros, seus objetivos comerciais e as normas de cada evento/espaço. Uma boa feira depende de uma estrutura vencedora e sólida. E você sabe que a Triart pode te ajudar com isso, não é? Aqui, trabalhamos diariamente para entregar projetos viáveis que transformam planos em ações frutíferas. Entre em contato conosco!
