Entre a decisão de estar presente em uma feira, congresso ou evento e a análise final da ação existem diversas etapas a serem cumpridas e finalizadas. Não podemos negar que se trata de uma grande demanda, na qual todos os passos exigem atenção e cuidado. Negligenciar qualquer ponto pode impactar diretamente no resultado da ação. E, consequentemente, na lucratividade do seu evento.
Por isso, é normal se sentir um pouco perdido e queremos ajudar. Separamos algumas dicas para que você consiga tirar o máximo proveito do seu evento. Dessa forma, você estará mais perto de colher resultados impactantes. Confira!
1. Selecione bem o evento
De acordo com o calendário desenvolvido pelo site Feiras do Brasil, já existem 900 eventos programados para acontecer em 2023. E não para por aí. Segundo o editor chefe do portal, a expectativa é que aconteçam mais de 4 mil feiras de negócios e eventos empresariais no próximo ano. São muitas possibilidades e muitas oportunidades de estar em contato direto com seu público e parceiros.
Por isso, dedique um bom tempo para selecionar os melhores eventos. Aqueles que mais se encaixam com o planejamento e objetivos da sua empresa. O tempo dedicado a estudar o histórico desses eventos, o perfil dos visitantes e as expectativas dos organizadores ajudará na construção da melhor estratégia para sua marca.
Leve em consideração o tipo do evento, data, local, perfil dos visitantes, edições passadas, possíveis patrocinadores e expositores, além de dar uma olhada na planta do pavilhão. Todas essas características devem se encaixar com a sua marca. Só assim você terá a certeza de que está realmente no lugar certo.
2. Escolha um espaço interessante no pavilhão
Acabamos de falar sobre a importância de verificar a planta do evento. Isso porque a localização do seu espaço vale muito e impacta diretamente no resultado da sua ação. Feiras e eventos recebem muitos visitantes e, consequentemente, contam com muitos expositores. Por isso, é necessário investir em um lugar estratégico, que seja encontrado com facilidade e permita que seus clientes venham até você com certa tranquilidade.
A concorrência pelos melhores lugares é grande, portanto reserve com antecedência. Isso não só te dará vantagem, como também pode até resultar em descontos no momento de negociar com a promotora.
3. Defina os objetivos com antecedência
Feiras e eventos oferecem diversas oportunidades, mas é impossível obter todas elas. É necessário entender qual o propósito para sua marca estar ali, o que deseja alcançar. Definir um objetivo que seja claro é o primeiro passo para o desenvolvimento de uma estratégia. Se você busca aumentar as vendas, o seu estande é o ponto central. Sua equipe de Vendas deve estar presente para abraçar e conversar com o maior número de visitantes possíveis. Caso queira compartilhar novos conhecimentos, invista também em uma palestra e workshops. Tudo depende do que você procura obter com aquele evento.
Tendo isso em mente, fica muito mais fácil desenvolver toda a comunicação visual e os materiais que estarão disponíveis em seu espaço.
4. Design do estande
A comunicação visual é o primeiro contato do visitante com a sua empresa. Definir um tema pode ajudar a atrair o seu cliente e fazê-lo mergulhar no storytelling que sua marca desenvolveu para aquele momento. Essa é uma forma potente de transmitir uma mensagem quase que inconscientemente.
A escolha de um estande de qualidade que tenha a digital da sua empresa é fundamental. Ele deve ser ao mesmo tempo acolhedor e potente. Deve conter mensagens claras, mas não exagerado. A chave está em encontrar um fornecedor que te entenda e saiba como alcançar o equilíbrio perfeito, sem deixar de lado seu orçamento para a feira. Talvez valha a pena investir em um estande personalizado ou um com sistema modular. Depende da sua disponibilidade e você sabe que nesse ponto a Triart pode te ajudar muito, não é?
5. Treine o seu time comercial
Sua equipe precisa estar alinhada e preparada para receber os visitantes da melhor forma. De nada vale uma boa comunicação visual, estande e localização se não houver o contato humano. É a proximidade e a troca que caracterizam um evento. Para que o estande ganhe vida é preciso de profissionais extrovertidos. Podem ser de marketing, vendas ou comunicação, basta que sejam carismáticos e saibam como plantar a semente da empresa em cada visitante.
Em caso de palestras e workshops é primordial o treino. Alguns dias antes do evento, prepare o apresentador, certifique-se que a apresentação está boa e faça comentários verdadeiros e construtivos. O palestrante precisa se sentir seguro e confortável. Essas são as duas coisas principais para que se tenha sucesso.
6. Faça marketing pré-evento
Não existe feira de sucesso sem um marketing bem concretizado. Seus clientes e prospectos precisam saber onde você está. O Marketing para a promoção de um evento deve explicar ao público as razões pelas quais vale a pena marcar presença. Você precisa transmitir que o mercado perderá uma oportunidade incrível se não estiver ali.
Cogite investir em anúncios, press releases, notícias, email-marketing e muitas outras ferramentas de divulgação amplamente conhecidas. Também não deixe de lado suas redes sociais e páginas web.
Não se esqueça de personalizar essa comunicação. O que significa deixar que seu público saiba que você estará fazendo um evento exatamente para eles.
7. Faça follow up pós-evento
As relações que foram construídas e alimentadas durante as feiras precisam ser consolidadas. E para isso o pós-eventos é uma fase muito importante. É nesse momento que devemos manter o engajamento que conquistamos com os participantes.
Outro ponto fundamental é a análise dos leads e do evento como um todo. Decidir o que valeu a pena, quais ações devem ser consideradas para as próximas oportunidades, quais erros poderiam ter sido evitados e, principalmente, quais fornecedores merecem estar contigo nos eventos seguintes.
Todos esses dados são consolidados no pós-evento. Só depois de realizar uma análise profunda é possível confirmar que sua feira foi, de fato, um sucesso.
Quer saber como a Triart pode te ajudar em todas essas etapas? Entre em contato conosco!
