Estamos em dezembro. Já é tempo de planejar os investimentos de sua empresa para o próximo ano e você já sabe da importância de fazer sua marca visível no mercado. Seja através de uma feira de negócios, eventos ou seminário, os primeiros passos devem ser dados com antecedência para que seu planejamento englobe todos os detalhes necessários para garantir o sucesso. Um plano bem estruturado minimiza as chances de erro e facilita o seu caminho em direção ao seu objetivo principal.
E esse deve ser seu primeiro passo antes de iniciar seu projeto: “O que eu gostaria de alcançar com esse evento?”. Com isso em mente, ficará muito mais fácil definir o que você deseja e precisa fazer para alcançar seu propósito.
Para te ajudar nesta travessia rumo ao êxito, trazemos 5 principais descuidos que podem impactar negativamente na operação ou na execução da sua feira.
1. Não estudar as feiras passadas e seu público-objetivo
São muitas as opções de feiras e eventos disponíveis no mercado, mas nem todas se enquadram naquilo que você pretende alcançar.
Conhecer as edições passadas, entender qual o perfil dos visitantes e o que buscam nesses eventos, são informações fundamentais para desenvolver um bom planejamento. Pular essa etapa pode levar a riscos imensuráveis, como:
- Não atingir o público alvo da sua empresa
- Não entregar as expectativas dos visitantes da feira
- Ou, até mesmo investir em um evento que não te gera um ROI desejado
Além de tudo, estudar as edições anteriores podem te fornecer informações valiosas sobre erros e acertos do passado, te deixando mais preparado para o que possa acontecer. E o conhecimento sobre o público conduzirá as estratégias perfeitas de comunicação e atrações que você deveria incluir no seu estande. Lembre-se: é sempre importante que seu estande converse com quem vai visitar o seu espaço.
2. Não comunicar sua presença no evento
A gente já falou aqui sobre a importância de um marketing para o evento. De nada adianta investir em um bela produção se não houver um trabalho anterior que comunique com seus clientes e prospectos. Seu público precisa saber que você estará ali e o que pretende mostrar a eles.
Utilize das inúmeras ferramentas que a publicidade e a comunicação possuem e entregue “pequenos spoilers” do que as pessoas encontrarão se forem até o seu espaço. É preciso convencê-los que valerá a pena o deslocamento para conferir as novidades ou conhecimento que sua marca exibirá.
Mas cuidado, nem todas as ferramentas trazem resultados. Elas devem estar alinhadas ao seu objetivo, tema e a proposta do evento. Não utilize campanhas de facebook, por exemplo, se o seu público ou sua marca não estão ali. O que funciona para uns, pode não funcionar para sua empresa.
3. Não pensar em como registrar as visitas ao estande
Inclua em seu planejamento mecanismos rápidos que registrem as pessoas que visitaram o seu espaço. Ou no caso de seminários, aquelas que estiveram presentes em sua palestra.
Essa lista de contatos é valiosa e pode trazer novos clientes para sua empresa. Com esses registros, é possível enviar uma pesquisa de satisfação para te ajudar na avaliação pós-evento. Outra ideia interessante é o envio de conteúdos e materiais que complementam o que foi dito ou apresentado na feira. Ou certificados de presença, se você estiver trabalhando com um seminário.
Porém, a ferramenta escolhida para esta captura deve ser confiável e ágil. Os visitantes não tem tempo para ficar por longos minutos esperando e essa demora pode gerar filas, o que certamente não será bem visto para quem está passando por ali.
A lista de registro pode ajudar muito o seu setor comercial e também definir ainda mais precisamente o público para as próximas edições.
4. Não trabalhar em uma montagem adequada, sustentável e funcional
Feira de negócios, congresso, exposições. Escolher entre estante modular, construído ou misto. O mercado oferece muitas opções de eventos e projetos para sua marca. Cada um possui suas características, desenho e, principalmente, propósito. É preciso pensar qual deles se encaixa melhor no seu objetivo e na dinâmica do evento.
No caso de estandes, não busque somente pela beleza do projeto, tenha em mente a funcionalidade, os espaços para uma circulação tranquila e para networking. Obviamente, uma montadora de qualidade pode te ajudar em todo esse processo, instruindo seu projeto para entregar um espaço moderno, sustentável e que caiba no seu bolso.
O tema do seu evento deve estar presente em toda a construção do espaço. Mas lembre-se, o tema deve ser interessante para o seu público, não para você. Pesquise por novidades e pelo que pode despertar a atenção do visitante.
E não deixe de lado a sustentabilidade! É igualmente importante pensar em soluções que minimizem o impacto da sua marca no meio ambiente.
5. Imprevistos acontecem. Não se desespere!
Mesmo com todo cuidado e atenção, eventos são suscetíveis a imprevistos. Uma das principais funções do planejamento é minimizar falhas, mas não há garantias. Por isso, tenha sempre disponíveis contatos confiáveis que possam te ajudar em momentos críticos e, mais importante ainda, mantenha a calma.
Agir sem pensar ou gastar muito tempo tentando encontrar contatos emergenciais podem prolongar o problema. E o que você poderia resolver em minutos, podem se tornar horas. Com tranquilidade ficará mais simples olhar o problema desde fora, conversar com seus visitantes e solucionar. As coisas podem sair do controle, mas se você estiver preparado para resolver, seus clientes podem nem perceber o que aconteceu.
Gostou das dicas? Não se esqueça que em todos esses passos você pode contar com o conhecimento e experiência da Triart para elevar a sua feira, evento ou seminário a um novo patamar.
