Dentre os muitos requisitos que o promotor deve levar em consideração na hora de realizar um evento (e independentemente de qual seja o seu porte), é certo que o cuidado com a escolha do espaço está entre os itens que requerem maior atenção. Até porque, no fim das contas, de que valeria uma organização impecável, incluindo a montagem de uma estrutura completa, se o próprio espaço selecionado não comportasse confortavelmente a quantidade de público estimada nem lhe oferecesse as mínimas condições de segurança e acessibilidade, não é mesmo?
O fato é que, embora exista um grande número de espaços colocados à sua disposição, sabe-se que nem sempre a quantidade e a qualidade desses locais caminham juntos, e o desafio em relação à definição do local se torna ainda maior quando o promotor dispõe do menor tempo possível para encontrar o melhor ao alcance do seu orçamento e das particularidades do seu evento. Mas, afinal, quais são os critérios que ele deve ter em mente para a escolha do melhor lugar? Na prática, o que colocar no seu “check-list” para otimizar de vez a sua procura e assegurar uma decisão muito mais acertada?
Sem dúvida alguma, é essencial que o promotor conheça antecipadamente o que cada local oferece. Para isso, no entanto, é necessário, antes, responder a duas perguntas fundamentais:
Qual o tipo e o porte do seu evento?
Em outras palavras: trata-se de uma feira, de um congresso, de um evento empresarial ou esportivo? Nesse caso, qual a configuração de espaço que o seu tipo de evento demanda?
Convenções, congressos e conferências, por exemplo, preveem a existência de salas de auditório bem iluminadas, cujas cadeiras sejam confortáveis para o tempo de permanência dos convidados no local, com uma boa acústica e recursos para o uso de equipamentos. Já uma feira de exposições pressupõe um outro tipo de disposição.
Além disso, esse evento será de pequeno, médio ou grande porte?
Nós estamos falando de um evento para quantas pessoas?
No que diz respeito a essa estimativa, muitos promotores também optam por seguir uma lógica inversa: em vez de estabelecerem previamente o número aguardado de pessoas para somente depois irem em busca do espaço capaz de recebê-las adequadamente, há profissionais que preferem visitar os espaços que já atendem a algumas das suas exigências e, a partir daí, estipular a quantidade de participantes.
De todo modo, o mais indicado é que a busca pelo espaço ideal seja iniciada somente depois de solucionadas essas questões, pois é a partir delas que outros importantes critérios poderão ser considerados para viabilizar o sucesso do seu evento, conforme você confere nessa lista que elaboramos para auxiliá-lo(a) nesse processo:
1 – Fácil acesso (localização, meios de transporte, estacionamento, heliponto) e acessibilidade
A ideia é de que os participantes do seu evento se sintam bem acolhidos e tenham uma experiência agradável? Então, é preciso começar pela importância de minimizar as possíveis dificuldades para que eles cheguem até esse local. Por essa razão é que a proximidade entre esse espaço e as principais vias de acesso (assim como entre ele e as redes hoteleiras, no caso daqueles que desejam se hospedar e aproveitar vários dias de evento) deve ser contada como um diferencial, embora – vale lembrar – isso ainda não seja o suficiente.
Acontece que, em muitas ocasiões, o espaço pode estar situado em meio a grandes vias que facilitam o rápido acesso de motoristas, mas não necessariamente o deslocamento de usuários dos meios de transporte públicos. Logo, a proximidade de estações de trem e/ou metrô, bem como a circulação de linhas de ônibus e de táxi (táxi para aquela parte do público que, por exemplo, não utiliza os aplicativos voltados a essa finalidade), tende a fazer toda a diferença nesse sentido.
De volta aos motoristas, espera-se que o estacionamento do espaço ou a ele associado/conveniado seja capaz de abarcar a máxima quantidade de carros possível, sobretudo se esse tipo de deslocamento for a melhor opção para o interessado (o que não é o mais recomendado). E, nesse quesito, o serviço de manobrista também vem a ser algo a mais.
Em relação a heliponto, trata-se de um recurso a ser avaliado pelo profissional, principalmente quando o evento se destina a executivos que encontram no helicóptero uma possibilidade de vencer o caótico trânsito de cidades como São Paulo!
Por fim – e agora no que diz respeito à acessibilidade de modo mais específico –, espera-se ainda que o espaço seja capaz de proporcionar as condições necessárias para que pessoas com deficiência física também possam participar do evento, sem qualquer tipo de constrangimento ou impedimento. Até porque você, promotor(a), não quer deixar ninguém de fora, certo?
2 – Segurança
Quando o assunto é segurança, muitos promotores são levados a pensar, automaticamente, na própria infraestrutura do espaço (lembrando que, qualquer que seja esse local, ele deve dispor de alvará de funcionamento) e na capacitação dos profissionais que cuidam da segurança dentro dele, esquecendo-se da preocupação que também devem ter em relação aos arredores desse local, onde nem sempre as pessoas estão realmente seguras, concorda?
De olho nisso, informe-se sobre os índices de violência na região e, claro, analise se essas estatísticas não depõem conta a escolha desse espaço.
3 – Infraestrutura
Conhecer de perto a infraestrutura do lugar é essencial para garantir a segurança do público dentro dele.
Dentre as verificações a serem feitas, destacam-se:
- instalações em bom estado, incluindo-se aqui a atenção à parte elétrica, como tomadas, interruptores e gerador de energia, na ocorrência de algum imprevisto;
- móveis e acomodações adequados para uso e em quantidade suficiente para atender a todos os convidados, incluindo-se aqui o número de banheiros;
- espaço para alimentação ou praça de alimentação (de acordo com as particularidades do evento);
- boa climatização;
- boa acústica, principalmente se o evento contar com alguma atração musical;
- internet;
- saídas de emergência amplas, bem sinalizadas e de fácil acesso.
Check-list:
# Como escolher o espaço ideal para o meu evento? #
1. Fácil acesso e acessibilidade
( ) Boa localização (próx. às principais vias de circulação e de redes hoteleiras);
( ) Meios de transporte (próx. a estações de trem ou metrô, sendo que linhas de ônibus e de táxi também passam pelo local);
( ) Estacionamento (próprio ou associado/conveniado);
( ) Heliponto;
( ) Acessibilidade (viabiliza os recursos necessários para pessoas com deficiência física).
2. Segurança
( ) Segurança nos arredores do local;
( ) Alvará de funcionamento;
( ) Segurança na infraestrutura.
3. Infraestrutura
( ) Instalações em bom estado (atenção à parte elétrica);
( ) Móveis e acomodações adequados para uso e em quantidade suficiente;
( ) Espaço para alimentação ou praça de alimentação;
( ) Boa climatização;
( ) Boa acústica;
( ) Internet;
( ) Saídas de emergência amplas, bem sinalizadas e de fácil acesso.
Resumindo…
Bem, para esquematizar todos os critérios que abordamos aqui e para que você possa ter um check-list à sua disposição, podemos resumi-los da seguinte maneira:
Assinalou todas as opções ou, ao menos, a maior parte delas?
Então, hora de fechar o local em definitivo e partir para a próxima etapa na certeza de que, se depender de todos os recursos que o espaço escolhido oferece, o seu evento será um sucesso!
